Google Drive Parte I

INTRODUCCIÓN

Google nos ha dado la sorpresa de final de mes esta tarde lanzando Documentos y Hojas de cálculo, dos aplicaciones separadas para gestionar los documentos de texto y hojas de cálculo que tengamos guardadas en Google Drive. Se adopta así el modelo de Apple y Microsoft con iWork y Office para iPad: una aplicación para cada tipo de archivo.

No es una simple separación: cada una de estas aplicaciones tiene la capacidad de crear y editar documentos sin conexión a internet, con una interfaz bien limpia y centrada sólo en esos archivos. Si queremos ver el resto de datos que tenemos almacenados en Google Drive, su aplicación oficial seguirá disponible para ello.

Cuando Google Drive se introdujo a la web por primera vez, servía como un lugar de almacenamiento de archivos en la nube para que fueran accesibles desde cualquier lugar. Debido a que Drive evolucionó, ahora cumple los roles de Google Docs y sirve como un centro para la creación de documentos Google y herramientas de Office. Incluso, puedes instalar aplicaciones en Drive para expandir aun más su operatividad.

Ahora bien, veamos paso a paso cómo manejarnos por Drive ;) 

Conociendo a Google Drive

Ingresa a la página web de Google Drive con tu cuenta de Google. Te permitirá almacenar archivos en la nube, así como también crear documentos y formularios a través de su interfaz web.

1. Añade archivos a la unidad. Hay dos maneras de agregar archivos a la unidad: puedes crear documentos de Google Drive o puedes subir los archivos desde tu computadora. Para crear un archivo nuevo, haz clic en el botón "CREAR". Para subir un archivo, haz clic en el botón “CARGAR”.
2. Cambia la forma en que se muestran los archivos. Puedes elegir mostrar los archivos con iconos grandes ("Cuadrícula") o como una lista ("Lista"). Puedes cambiar el modo haciendo clic en los botones que están junto al ícono de engranaje, en la esquina superior derecha de la página.
3. Usa barra de navegación del lado izquierdo para navegar por los archivos.“Mi unidad” es el lugar donde se almacenan todos los archivos y carpetas subidas. “Compartidos conmigo” son los documentos y archivos que otros usuarios de Drive comparten contigo. “Destacados con estrella” son los archivos que marcaste como importantes, y los archivos “Recientes” son los que editaste más recientemente. Haz clic en el ícono Carpeta con un signo “+” para crear una carpeta nueva en tu unidad. Puedes crear carpetas dentro de otras para organizar los archivos.
4. Busca archivos. Puedes buscar documentos y carpetas en todo Google Drive usando la barra de búsqueda de la parte superior de la página. Google Drive buscará a través de los nombres, contenidos y propietarios y si encuentra un archivo con el término exacto en el título, este aparecerá debajo de la barra de búsqueda a medida que escribes, así podrás seleccionarlo rápidamente.
   
   
   

Creación de Presentación

Haz clic en el botón "CREAR". Al hacerlo, aparecerá un menú que te permitirá elegir qué tipo de documento quieres crear. Tienes diferentes opciones predeterminadas, pero también puedes añadir más haciendo clic en el enlace “Conectar más aplicaciones” que está al final del menú:

• Carpeta: crea una carpeta en Mi unidad para la organización de archivos.
• Documento: crea un documento en blanco procesador de textos al que puedes ajustarle el formato y las configuraciones de página usando las herramientas y los menús de la parte superior del documento. Puedes exportar los documentos como archivos de Microsoft Word, OpenOffice, PDF y otros formatos.
• Presentación: abre el Google Drive equivalente a Microsoft PowerPoint. Puedes exportar los archivos como archivos de Microsoft PowerPoint, PDF, JPG y otros formatos.
• Hoja de cálculo: crea una hoja de cálculo en blanco. Puedes exportar las hojas como archivos de Microsoft Excel, OpenOffice, PDF, CSV y otros formatos.
• Formulario: te permite crear formularios que puedes completar en línea y los puedes exportar como archivos CSV.

Crea un archivo nuevo. Luego de elegir el tipo de documento, se te presentará un documento en blanco. Aparecerá una ventana de bienvenida que te ayudará a configurar el documento.

Nombra el archivo y edita el documento. El documento se guarda automáticamente a medida que trabajas en él.

Comparte el documento. Haz clic en "Archivo" y selecciona "Compartir", o haz clic en el botón azul "Compartir" que está en la esquina superior derecha para abrir las configuraciones de Uso compartido. Puedes especificar quién puede ver el archivo, como así también, quién puede editarlo.

• Manda el enlace de la parte superior a las personas con las que quieres compartir el archivo. Puedes utilizar los botones de abajo para compartirlo rápidamente a través de Gmail, Google+, Facebook, o Twitter.
• Cambia quién tiene acceso al documento haciendo clic en “Cambiar…”. Por defecto, el documento es privado y debes invitar a las personas a que tengan
  acceso. Puedes cambiar esto para permitir que todos los que tienen el enlace puedan ver el archivo, o para que lo abra y busque cualquier persona en Internet.
• Invita a las personas a editar tu documento ingresando la información de contacto en el campo “Invitar a personas”. Los usuarios invitados deben ingresar a Google Drive para acceder al documento.
• Cambia el acceso de las personas invitadas haciendo clic en el enlace azul junto a cada uno de sus nombres. Puedes permitir que editen el documento o que solo lo vean.