En Excel creamos una hoja con los datos de los destinatarios según los cuales se crearán los oficios.
Clic en la ficha Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
Se despliega el siguiente cuadro y de acuerdo a nuestras necesidades elegimos las opciones correspondientes.
Clic en Siguiente: Inicie el documento.
Clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.
Una vez que marcó la opción Utilizar una lista existente, hacemos clic en Examinar.
Abrimos el documento de Excel que contenía los datos de los destinatarios y clic en Aceptar.
Clic en Siguiente: Escriba la carta.
Los campos que voy a incluir son los destinatarios.
Se marca de gris indicando que es un campo.
Clic en Siguiente: Vista previa de las cartas.
Usted puede cambiar el destinatario (Destinatario 1) y visualizar el oficio.
Clic en Siguiente: Combinar correspondencia.
Clic en Imprimir.
Clic en editar cartas individuales
Selecciona todos y clic en aceptar.
Si necesita establecer un filtrado de los destinatarios. Clic en Anterior: Editar lista de destinatarios.
Clic en Filtrar, aquí podrá especificar los datos de los destinatarios para los que desea crear el oficio tomando en cuenta el cargo que desempeña, el departamento donde trabaja, etc., dependiendo de la información que posea.
Si los datos de Excel se modifican es necesario realizar otro Filtrado para actualizar la información.
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