Google Drive Parte II

HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

1. Vistas de filtros (Filter views)

 El objetivo de las vistas de filtro es poder crear, nombrar y guardar filtros que podemos utilizar sin cambiar el modo en que otros ven la hoja de cálculo, ayudando así a trabajar de forma independiente viendo lo que más nos interesa, sin afectar al resto de personas que usen la misma hoja.

2. Puedes trabajar sin conexión

Más protección aún con una posible solución al peor problema de trabajar con aplicaciones en la nube: el quedarse varado cuando no hay conexión a Internet. Para que funcione hace falta instalar la webapp de Google Drive para Chrome, ejecutarla y habilitar los documentos sin conexión (en la parte izquierda de Google Drive pulsar en Más >> Sin conexión >> Habilitar el acceso sin conexión).

3. Las fechas se pueden editar con ayuda del calendario

Será suficiente un doble clic sobre una celda que contenga una fecha para que junto a ella se despliegue un calendario miniatura que servirá como asistente en caso de que haga falta editarla.

4. Ingresar funciones ahora es mucho más fácil

Aunque siguen en inglés -un inconveniente para muchos que nos hemos iniciado en el mundo de las hojas de cálculo con las decenas de funciones en español de MS Excel-, ahora es más fácil saber como usar la gran cantidad de funciones de Google Sheets gracias a su sistema de autocompletado que irá sugiriendo funciones relacionadas, explicando para qué funcionan y dando ejemplos de su uso.

Por cierto, se han añadido más de 20 nuevas funciones (entre ellas, averageif, sumifs, countifs, weeknum, isemail, clean, workday.intl y clean) al catálogo completo de funciones.

5. Se pueden incrustar gráficos de entre decenas posibles

El asistente para gráficos de Google Drive es magnífico por lo fácil de usar y porque cuenta con decenas de tipos de gráficos interactivos (para series de tiempo son una maravilla), habilita sólo los disponibles según el conjunto de datos seleccionado, explica detalladamente como usar los demás y da ejemplos de su uso a través de plantillas que se pueden copiar un clic, por ejemplo, esta plantilla con una docena de gráficos de tendencia que incluye los de movimiento y los de mapas.

6. Las hojas son más grandes y veloces

Era incómodo no poder crear tablas con más de un centenar de filas porque por defecto estaban limitadas por la capacidad de Google Drive, de esta manera, hacía falta ir agregando grupos de filas manualmente. Es entendible por la cantidad de recursos que ocupan los millones de usuarios de todo el mundo pero gracias a los más recientes cambios en la plataforma ya no habrá problema: tanto la capacidad como la velocidad de cálculos de Google Drive, han sido mejoradas.

7. El menú contextual de la opción Pegar ha cambiado

Puede ser una trivialidad para muchos ya que podía solucionarse con la función TRANSPOSE, pero desde ahora también es posible, al igual que en MS Excel, contar en el menú de pegado especial con la opción Pegar la transposición y usarle así con un par de clics.

Otro detalle sencillo es que cuando el texto incluido en una celda es de gran longitud, se ampliará su espacio a las celdas del lado derecho sin necesidad de hacer más anchas las columnas y/o filas.

8. Puedes descargar tus creaciones en formato XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML y pronto ODS también

Esos son algunos de los formatos de descarga útiles, además de algunos más específicos como el TSV, para exportar el contenido a otros servicios online y Microsoft Excel aplicaciones de escritorio. La novedad es que la compatibilidad sigue siendo mejorada.

9. Cuentas con decenas de atajos de teclado

Esta no es una novedad pero vale resaltarla por su gran utilidad y porque algunos apenas la conocen: las hojas de cálculo de Google Drive cuentan con más de una veintena de atajos de teclado. Para ver la lista completa basta con ir al menú Ayuda >> Accesos directos del teclado.

10. Cuentas con un completo historial de revisiones

No te preocupes por las copias de seguridad, no importará si se ha ido la luz, estás en otro PC o has cometido un significativo error que ni siquiera encuentras pero ha afectado gran parte de la hoja, gracias al historial de revisiones (Archivo >> Ver historial de revisión) puedes disponer de versiones previas de tu archivo, restaurarlas o utilizarlas para visualizar los cambios que has realizado en cada versión.

La galería de secuencias de comandos ya no aparece. La noticia está destacada en el foro de Google Apps Script junto a otros pequeños problemas presentes en la nueva versión de Google Sheets y que apenas están teniendo solución, así que confiemos en que es algo apenas temporal. Para tenerla de vuelta basta con ir a la versión antigua, pulsar en el menú Herramientas y dar clic en la opción correspondiente.

Para los que no lo saben, la galería de secuencias de comandos es un espacio donde cualquier desarrollador puede compartir sus funciones especializadas (algo así como las Macros en Excel) permitiendo que los demás las usen. Lo interesante es que gracias a JavaScript y la omnipotencia de los servicios de Google, se han lanzado herramientas tan brillantes como Gmail Meter.

FORMULARIO

Los formularios de Google Drive son una interesante alternativa para diseñar baterías de preguntas en diferentes formatos (texto, lista, opciones...) que pueden compartirse mediante un enlace o embeberse en un sitio web. Son ideales para recoger opiniones de clientes, pedidos sencillos, solicitudes de contacto, inscripciones a un evento o encuestas de satisfacción. 

En su origen, eran una forma de simplificar la introducción de datos en una hoja de cálculo: al crear una en Drive, podía añadírsele un formulario en el que cada campo se correspondía a una columna de la hoja, y se facilitaba que una o varias personas cargaran información desde sus navegadores de forma simultánea. Con la nueva versión (finales de 2013), los formularios han adquirido entidad propia, y pueden crearse sin necesidad de estar vinculados a una hoja de cálculo.

Tipo de preguntas posibles

• Texto: Casilla de texto pequeña, ideal para recoger números de teléfono, nombres, apellidos, direcciones... cualquier respuesta corta.
• Texto de párrafo: Cuadro de texto con varias líneas, adecuado para campos donde hay que redactar.
• Tipo test: Campos de respuesta única con varias opciones excluyentes entre sí, visibles en forma de lista. 
• Casillas de verificación: Campo con varias respuestas posibles, que se muestran en forma de lista con casillas que pueden marcarse. 
• Elegir de una lista: Campo de respuesta única en el que las opciones se muestran en forma de lista desplegable. 
• Escala: Campo para responder con un valor numérico entre dos valores dados entre 0 y 10. Se puede asignar una etiqueta al valor más bajo y al más alto.
• Cuadrícula: Funciona como varios campos de escala "apilados", en los que se valoran distintos aspectos. 
• Fecha: Solicita una fecha y muestra un calendario para seleccionarla. Puede indicarse año o no, y también puede incluirse hora.
• Hora: Solicita una hora en formato hh:mm am/pm.

Creación y edición de formulario

1. Acceder a Google Drive con una cuenta Google, y, en la parte superior izquierda pulsar el botón "Crear" y seleccionar "Formulario".
2. Darle un título .
3. Modificar si se quiere el título y rellenar el campo "subtítulo". Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario.
4. Empezar a añadir las preguntas. Hay que elegir qué tipo es más adecuado para cada una de ellas, e indicar un título (texto de la pregunta) y un texto de ayuda si se necesita explicar algo sobre ese campo. 
5. Además de las preguntas, pueden añadirse elementos de diseño al formulario:
   • Encabezado de sección: un nuevo título (con subtítulo opcional) que nos ayuda a organizar las preguntas en bloques, especialmente recomendable en formularios largos.
   • Salto de página: Un formulario puede constar de varias páginas distintas, en lugar de tener todas las preguntas en la misma. Al ir contestando, aparecerán botones en la parte inferior para avanzar o retroceder entre las páginas del formulario. 
   • Imagen: Pueden incluirse imágenes locales, den tus álbumes de Google+ o albergadas en una dirección web. 
   • Vídeo: Inserta enlaces a vídeos de youtube, que quedan incrustados en el formulario.